MẪU GIẤY ỦY QUYỀN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT MỚI NHẤT 2025

Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP – Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để chi phí hợp lệ?

🌟 Vì sao doanh nghiệp cần giấy ủy quyền thanh toán không dùng tiền mặt?

Trong thực tế hoạt động kinh doanh, có nhiều trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho người lao động đi mua hàng, thanh toán chi phí hoạt động bằng tài khoản cá nhân, sau đó mới hoàn trả lại chi phí.
Ví dụ:

Nhân viên mua nguyên vật liệu, máy móc, văn phòng phẩm, hàng hóa nhỏ lẻ… thanh toán qua chuyển khoản cá nhân, rồi đưa hóa đơn và chứng từ về công ty.
Nhân viên thanh toán tiền khách sạn, vé máy bay công tác… qua thẻ cá nhân, rồi yêu cầu hoàn tiền.

Theo quy định cũ, việc này tiềm ẩn rủi ro không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Từ ngày 01/01/2025, Nghị định 181/2025/NĐ-CP có hiệu lực, quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ điện tử và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, cho phép doanh nghiệp ủy quyền hợp pháp cho người lao động thanh toán không dùng tiền mặt, nếu đáp ứng đủ điều kiện & hồ sơ.

⚖ Cơ sở pháp lý mới nhất

✅ Luật Quản lý thuế 2019
✅ Luật Thuế GTGT, Luật Thuế TNDN
✅ Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử
✅ Nghị định 181/2025/NĐ-CP (mới nhất) quy định cụ thể về:

Hồ sơ,
Điều kiện ủy quyền,
Cách xác định chi phí được trừ,
Quy trình thanh toán không dùng tiền mặt qua người lao động.

✅ Điều kiện khi ủy quyền cho người lao động thanh toán không dùng tiền mặt

Để các khoản chi phí mà người lao động đã thanh toán bằng chuyển khoản cá nhân, thẻ ngân hàng cá nhân, quét QR,… sau đó công ty hoàn lại bằng chuyển khoản được công nhận là chi phí hợp lệ, được tính vào chi phí thuế TNDN và khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp phải đảm bảo đồng thời các điều kiện sau:

🔹 1. Có hồ sơ thể hiện việc ủy quyền rõ ràng

Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp
➡ Trong đó phải ghi rõ: công ty cho phép người lao động thực hiện việc thanh toán không dùng tiền mặt thay cho công ty trong các trường hợp nào, phạm vi, trách nhiệm.
Giấy ủy quyền cho người lao động
➡ Ghi rõ:
✅ Họ tên người lao động,
✅ Nội dung được ủy quyền (mua hàng, thanh toán),
✅ Phạm vi thanh toán,
✅ Hạn mức,
✅ Thời gian hiệu lực ủy quyền.

🔹 2. Có hóa đơn hợp lệ mang tên doanh nghiệp

Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng phải thể hiện:
- Tên doanh nghiệp mua hàng.
- Địa chỉ, mã số thuế đầy đủ.
Đảm bảo đây là chi phí thực tế phát sinh liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh.

🔹 3. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người lao động

Bao gồm:
✅ Ủy nhiệm chi,
✅ Sao kê tài khoản cá nhân của NLĐ,
✅ Giao dịch Internet Banking,
✅ Hóa đơn điện tử có mã QR quét trực tiếp từ tài khoản của người lao động,…
Đây là chứng cứ quan trọng chứng minh người lao động đã dùng tài khoản cá nhân để thanh toán không dùng tiền mặt thay công ty.

🔹 4. Doanh nghiệp hoàn trả chi phí lại cho người lao động cũng bằng hình thức không dùng tiền mặt

Công ty phải chuyển khoản trả lại cho NLĐ qua ngân hàng.
Không được dùng tiền mặt.
Phải lưu ủy nhiệm chi, phiếu chuyển tiền, hoặc sao kê ngân hàng của công ty cho thấy dòng tiền hoàn trả.

📂 Tóm tắt bộ hồ sơ cần chuẩn bị

✅ Quy chế tài chính / quy chế nội bộ
✅ Giấy ủy quyền cho NLĐ (ghi rõ nội dung, phạm vi, thời hạn)
✅ Hóa đơn mua hàng (ghi tên, địa chỉ, MST doanh nghiệp)
✅ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của NLĐ
✅ Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của công ty khi hoàn trả cho NLĐ

🚨 Rủi ro khi không chuẩn bị đủ hồ sơ?

❌ Khoản chi có thể bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, khiến công ty phải nộp thêm thuế.

❌ Không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào, làm tăng số thuế phải nộp.

❌ Bị cơ quan thuế phạt vi phạm về hóa đơn, chứng từ.

💼 Lợi ích khi thực hiện đúng hồ sơ ủy quyền

Hoàn toàn hợp pháp, yên tâm khi quyết toán thuế.
Giảm áp lực kế toán, không phải xuất tiền mặt cho nhân viên mang đi.
Dòng tiền minh bạch, không bị nghi ngờ rửa tiền, trốn thuế.

✍ Mẫu giấy ủy quyền mới nhất theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP

Chúng tôi đã cập nhật mẫu giấy ủy quyền mới nhất, có đủ:
✅ Các căn cứ pháp luật mới (Nghị định 181/2025/NĐ-CP),
✅ Điều khoản chi tiết về trách nhiệm người được ủy quyền,
✅ Mẫu nội dung về phạm vi, giá trị thanh toán, thời hạn,
✅ Phần xác nhận của người lao động.

📞 CẦN HỖ TRỢ SOẠN HỒ SƠ HOÀN CHỈNH?

Luật Kinh Tế cung cấp dịch vụ:
✅ Soạn thảo trọn bộ: quy chế nội bộ + giấy ủy quyền + hướng dẫn lưu hồ sơ.
✅ Kiểm tra chứng từ hóa đơn, chứng từ ngân hàng.
✅ Hỗ trợ kế toán chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế tránh rủi ro loại chi phí.

🚀 Liên hệ ngay để nhận mẫu giấy ủy quyền MIỄN PHÍ + tư vấn miễn phí!
📞 Hotline: 0368 711 041

💡 Đừng để những khoản chi tưởng “nhỏ” lại thành “nỗi lo lớn” khi cơ quan thuế thanh kiểm tra.
Chuẩn hồ sơ ngay từ đầu – Kinh doanh an toàn, thuế minh bạch, phát triển bền vững!

📌 #GiayUyQuyen #ThanhToanKhongDungTienMat #NghiDinh1812025 #HoSoThue #QuyetToanThue #TuVanKeToan #Luậtkinhte